Aquí explicamos qué datos trata Genia, para qué y con quién, tanto los de los despachos que la usan como los de quien nos pide una demo desde esta web.
01Quiénes somos
Genia es un servicio de Genia Intelligence, S.L. («Genia Intelligence», «nosotros»), con NIF B93928562 y domicilio en Calle Cister 5, 2.º B, 29015 Málaga (España). Puedes escribirnos a jorge@geniaintelligence.com.
Genia es la compañera de trabajo de un despacho profesional (asesoría, gestoría o bufete): habla con sus profesionales, busca en sus carpetas, prepara documentos y ejecuta tareas y automatizaciones.
02Quién es responsable de qué
- El despacho que contrata Genia es el responsable del tratamiento de los datos personales que sus profesionales tratan con ella (sus clientes, su personal, los documentos y el correo que Genia utiliza).
- Genia Intelligence actúa como encargado del tratamiento de esos datos, siguiendo las instrucciones del despacho y con el contrato de encargado que exige el artículo 28 del RGPD.
- Somos responsables únicamente de los datos de las cuentas de acceso (nombre y correo de cada profesional), de los datos técnicos y de uso del servicio que se describen abajo y de los que nos das al pedir una demo (apartado 6).
03Qué datos trata Genia
| Datos | Qué son |
|---|---|
| De la cuenta | Nombre y correo electrónico del profesional, con el que inicia sesión. |
| Lo que el profesional le pide | Los mensajes que escribe, los archivos que sube o arrastra al chat y los documentos que Genia prepara. |
| Lo que Genia consulta por indicación del profesional | Carpetas y archivos del despacho a los que Genia tiene acceso y, si el profesional lo conecta, su correo, su calendario y su OneDrive de Microsoft 365 (ver el apartado 5). |
| De uso y técnicos | Errores de la aplicación, qué pantallas se abren, qué acciones cambian algo (por ejemplo, detener un encargo o subir un archivo), el navegador, el tamaño de la ventana y la escala de pantalla. No incluyen el contenido de los mensajes. |
| Registros del servidor | Fechas y errores del funcionamiento del servicio, para detectar y arreglar fallos. |
04Para qué los usamos
- Prestar el servicio que ha contratado el despacho, ejecutando lo que el profesional pide.
- Dar soporte técnico y reparar fallos. Nuestro personal autorizado puede ver las conversaciones, lo que Genia ha hecho, las automatizaciones, los avisos y los registros, en la medida necesaria y según lo pactado con el despacho.
- Mantener la seguridad del servicio y mejorarlo (detectar errores y pantallas que no funcionan).
No vendemos datos, no hacemos publicidad ni perfiles comerciales, y no usamos el contenido del despacho para entrenar modelos propios.
05Microsoft 365: correo, calendario y OneDrive (opcional)
Conectar el Microsoft 365 es opcional, y cada servicio se conecta por separado, solo cuando el profesional lo necesita. Genia pide a Microsoft, con su inicio de sesión, solo los permisos del servicio que se conecta:
- Correo: leer y escribir en el correo y enviar mensajes en nombre del profesional.
- Calendario: ver, crear y cambiar citas en su calendario.
- OneDrive propio: leer y guardar archivos en su OneDrive, solo en el suyo.
- Siempre, saber quién es la persona y mantener la conexión.
Genia los usa solo para lo que el profesional le encarga o para las automatizaciones que él ha autorizado. Ningún despacho está obligado a guardar sus archivos en OneDrive ni a conectar ninguno de estos servicios.
- Nunca vemos ni guardamos la contraseña de Microsoft del profesional. La conexión se hace con el inicio de sesión de Microsoft.
- Genia solo accede a lo de la persona que ha conectado su cuenta.
- El permiso se puede retirar en cualquier momento desde la cuenta de Microsoft (Mi cuenta → Aplicaciones y servicios) o pidiéndoselo al administrador de Microsoft 365 del despacho. Al retirarlo, Genia deja de acceder, y el permiso guardado deja de valer.
06La web y el formulario «Pide una demo»
Si nos pides una demo desde geniaintelligence.com/demo, Genia Intelligence es el responsable de los datos que nos das.
| Qué | Cómo |
|---|---|
| Datos | Nombre y apellidos, correo, nombre del despacho y cuántas personas sois. Si quieres, también tu teléfono y lo que te gustaría que hiciera Genia. |
| Para qué | Contestarte, organizar la demo y, si os interesa, contaros cómo empezar. No los usamos para enviarte publicidad. |
| Base legal | Tu consentimiento, que das al enviar el formulario, y las medidas previas a un contrato que nos pides (artículo 6.1, letras a y b, del RGPD). Puedes retirar el consentimiento cuando quieras escribiéndonos. |
| Cómo nos llegan | La web, que sirve Cloudflare, recibe la solicitud y nos la manda como correo a nuestro Microsoft 365. |
| Cuánto tiempo | Mientras hablamos de la demo y, si no llegáis a contratar, hasta un año después del último contacto. Después los borramos. |
Cookies. Esta web no usa cookies de analítica ni de publicidad, y las fuentes y las imágenes se sirven desde la propia web, sin llamar a otras empresas. Cloudflare, que la sirve, trata la dirección IP de cada visita para entregarla y protegerla de ataques, y puede usar alguna cookie técnica con ese fin; son necesarias y no sirven para seguirte.
07Con quién compartimos datos
Para prestar el servicio recurrimos a proveedores que actúan como subencargados. Esta lista puede cambiar y se lo comunicaremos al despacho.
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| OpenAI | Procesar el texto de las peticiones y de los documentos para preparar las respuestas de Genia. Se usa su interfaz de programación (API); por defecto, sus datos no se usan para entrenar sus modelos. Conserva registros de uso indebido hasta 30 días, salvo acuerdo de retención cero. | Europa: usamos la región europea de OpenAI, que trata y almacena los datos en el Espacio Económico Europeo y Suiza |
| Microsoft | Inicio de sesión y acceso al correo del profesional. También, el correo en el que recibimos las solicitudes de demo. | Según el inquilino de Microsoft 365 (el del despacho o el nuestro) |
| Cloudflare | Conexión segura al servicio y comprobación de quién entra. También sirve esta web y recibe el formulario de demo. | Red global |
| Hetzner Online GmbH | Servidor donde funciona la Genia de cada despacho, separado de los de los demás. | Núremberg (Alemania) |
Cuando un proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, lo hacemos con las garantías del RGPD (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo).
08Cuánto tiempo los conservamos
- Las conversaciones, documentos y automatizaciones, mientras dure el contrato con el despacho. Al terminar, se los devolvemos y los borramos en un plazo de 30 días.
- Los datos de uso y técnicos, hasta 90 días.
- Los datos de la cuenta, mientras la cuenta exista.
- Las solicitudes de demo, como se indica en el apartado 6.
09Seguridad
Cada despacho tiene su propia instalación de Genia, separada de las demás. El acceso exige iniciar sesión con el correo del despacho, y las claves y los permisos se guardan de forma protegida. Ningún sistema es infalible: si ocurre una brecha de seguridad, la comunicaremos al despacho en cuanto la conozcamos, para que pueda cumplir con sus obligaciones.
10Derechos
Las personas cuyos datos se tratan pueden pedir acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad. Si los datos son de un cliente o un empleado del despacho, hay que dirigirse al despacho, que es el responsable, y nosotros le ayudaremos a atender la petición. Para los datos de la cuenta, los de uso y los de una solicitud de demo, escríbenos al correo del apartado 1. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
11Menores
Genia es un servicio profesional y no está dirigido a menores de edad.
12Cambios
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión aquí con su fecha, y avisaremos a los despachos cuando el cambio sea importante.